Novinky
Zmena ERP riešenia vo firme – ako sa vyvarovať častým chybám?
19.10.2007
Zmena ERP riešenia vo firme – ako sa vyvarovať častým chybám?
Ján VACULČIAK, vedúci oddelenia Enterprise Solutions spoločnosti DATALAN, a.s.
ERP systém je kostrou firmy, ktorá zasahuje do každej oblasti a udržuje aktivity firmy ako jeden organizmus. Náhrada takéhoto systému môže byť bolestivým krokom, pokiaľ sa však pripraví správne, môže Vám otvoriť neobmedzené možnosti rozvoja firmy. Základom hladkého prechodu je okrem dobrej prípravy aj výber skúseného IT partnera, ktorý okrem informačného systému poskytne aj kvalitné konzultácie a podporu.
Kedy uvažovať o výmene ERP systému?
Dôvody, prečo sa firmy rozhodnú vymeniť informačný systém sa mnohokrát opakujú. Pozrime sa detailnejšie na najčastejšie nedostatky, aby sa z ERP systému nestala aplikácia obmedzenej životnosti.
Obmedzená funkčnosť systému.
Firma narástla a s jej rastom sa prirodzene menia aj požiadavky na informačný systém. Častým nedostatkom je reporting, a to najmä online spracovanie a prezentácia dát. Pôvodné systémy nepodporujú napríklad elektronické bankovníctvo, spracovanie údajov z viacerých pobočiek v jednej spoločnej databáze a pod. Distribučným spoločnostiam často chýba plne funkčné skladové hospodárstvo a logistika, výrobné podniky majú v prípade rozšírenia produkcie náročnejšie požiadavky na vývoj a plánovanie výroby a podobne.
Uzavretý systém.
Druhým zraniteľným bodom je uzavretý systém. Staršie ERP produkty nekomunikujú s ostatnými aplikáciami a v prípade nevyhnutnej výmeny dát sa takýto komunikačný kanál musí vytvárať pre každú aplikáciu zvlášť.
Pomalé odozvy.
Nevhodná architektúra systému a zastarané databázové technológie spôsobujú časté „zamrznutie“ systému. Podobný problém majú aj firmy s piatimi užívateľmi, ktorých ERP systém je dimenzovaný na jedného užívateľa.
Podpora a služby.
Servis vo forme kvalitnej technickej podpory a odborných konzultácií by mali byť samozrejmou súčasťou dodávateľských služieb. Pokiaľ dodávateľ v tejto oblasti nespĺňa očakávania firmy, je menším rizikom systém vymeniť, ako dlhodobo ohrozovať prácu s dôvernými firemnými dátami.
Dilema – rozšíriť alebo nahradiť?
Rozšíriť existujúci ERP systém alebo ho nahradiť flexibilnejším riešením predstavujú viaceré výhody aj úskalia.
| Rozšírený informačný systém | Nový informačný systém |
| VÝHODY | VÝHODY |
Rýchlejšie zabezpečenie nevyhnutných požiadaviek
|
|
| ÚSKALIA | ÚSKALIA |
|
|
Ako sa vyhnúť najčastejším chybám pri zmene informačného systému?
V prípade rozšírenia existujúceho informačného systému sa vo väčšine prípadov jedná len o krátkodobé riešenie. Pokiaľ firma plánuje rast, je otázka času, kedy bude nútená vymeniť nepostačujúci systém za nový. Výmena informačného systému je príležitosť upraviť prácu s údajmi tak, aby ste mali okamžitý prehľad o všetkých jej aktivitách. Z časového hľadiska je prekvapivo často výhodnejšie informačný systém vymeniť, ako vyvíjať všetky chýbajúce funkcionality. Dĺžka implementácie je výrazne kratšia u firiem, ktoré vedia exaktne definovať svoje požiadavky. Finanční manažéri mávajú obavy z integrácie dát zo starého systému do druhého. Migrácia dát nemusí byť vôbec bolestivou procedúrou – so skúseným dodávateľom stačí stanoviť termín, ku ktorému sa údaje presunú a začne sa používať len nový systém. V prípade opatrnejších postupov je možný postupný prechod – duálnym zadávaním údajov do oboch systémov.
Po nasadení nového informačného systému však prichádza druhá, „neviditeľná“ poimplementačná fáza – a to adaptácia užívateľov. Užívatelia sú často rozhodujúcim faktorom úspešného zavedenia ERP systému do podniku. Pri výbere nového riešenia si dajte záležať, aby riešenie poskytovalo intuitívne užívateľské prostredie, známe aj pre menej zdatných užívateľov. Ušetríte si tak náklady na zdĺhavé zaškolenie pracovníkov a ich pomalú adaptáciu.
Ak zmenu systému, tak s kým?
Najviac zdrojov Vám ušetrí výber vhodného dodávateľa informačného systému. Pri výbere si dajte záležať na informáciách o produkte:
- Má produkt na trhu históriu?
- Má dodávateľ dobré referencie aj v prípade nahradenia systému, napr. s migráciou dát, a pod.? Aké má zámery s ďalším rozvojom systému a vlastným produktovým portfóliom - má ERP systém v portfóliu stabilnú pozíciu?
- Akú podporu poskytuje užívateľom systému?
V tomto článku sme sa snažili upozorniť na niektoré kroky, ktoré je potrebné zvážiť pri prechode na nový systém. V praxi je však táto problematika komplexnejšia.