Novinky
Nestraťme sa v procesoch.
20.07.2007
Nestraťme sa v procesoch. BPM – aby ste sa v procesoch nestratili
PETER BAUKO, vedúci oddelenia Business Process Management & Integration spoločnosti DATALAN
eTREND 20.7.2007
„Áno, Vašu žiadosť na zmenu adresy sme zaregistrovali. Upravené faktúry Vám od budúceho mesiaca budeme zasielať na novú adresu.“ O mesiac neskôr riešite, kde sú Vaše nové faktúry, ako to, že na novú adresu nedošli, ale výzva na ich zaplatenie už áno. O mesiac neskôr riešite, kde sa Vaša žiadosť zdržala, a prečo ste síce faktúru na novú adresu nedostali, ale výzvu na zaplatenie tejto faktúry už áno. Je Vám táto situácia povedomá?
Koľko času strácate Vy sami zisťovaním, či Vaši podriadení splnili úlohy a kde k nim nájsť patričné informácie? Alebo zháňaním manažérov nákupu na schválenie objednávok? O koľko informácií prichádzate len preto, že systémy, či oddelenia medzi sebou nekomunikujú dostatočne?
Riadenie procesov nie je žiadnou novinkou – už starovekí Gréci mali vynikajúci systém na rýchle nalodenie nákladu. Relatívne nové je prostredie. Do pracovných procesov je zapojených viac tímov. Dôležité sú okamžité informácie. Strácame prehľad nielen o výsledkov firemných činností, tímoch, ale predovšetkým sa strácame v samotných procesoch.
Čo je Business Process Management?
Za BPM riešenia sa často považujú systémy zamerané na obeh dokumentov vo firme. Napríklad pripomienkovanie a schvaľovanie zákazníckej zmluvy, schvaľovanie faktúr a pod. BPM riešenia však dokážu spracovať oveľa komplexnejšie procesy. „Predstavte si frekventované križovatky v mestách. Klasický prístup by kázal nastaviť pevné intervaly semaforov. Inovatívny prístup by vytvoril systém, ktorý bude monitorovať počet áut v jednotlivých smeroch a riadenie premávky prispôsobí aktuálnej situácií,“ hovorí Michal Klačan, riaditeľ divízie Softvérové riešenia spoločnosti DATALAN, a.s.
Inovatívne BPM riešenia umožňujú vytvárať, vykonávať, riadiť a monitorovať procesy, pričom neustále hľadajú najvhodnejšiu možnosť. Pre BPM riešenie je typické:
- Interakcia s ľuďmi
- Spolupráca s viacerými systémami
- Riadenie dynamických úloh a zmien (a ponúknutie najvhodnejšej možnosti)
Ktoré procesy sú typickými kandidátmi na BPM?
Spracovanie biznis procesov sa skladá z presne stanovených krokov, ktoré majú svoju postupnosť. Vo firme sa najčastejšie stretávame s dvomi typmi procesných zostáv. Prvá je zameraná na riadenie zákazníckych biznis aktivít. Tieto procesy sú viac orientované na ľudskú interakciu so zákazníkom a komunikáciu medzi systémami nielen v rámci firmy, ale aj s partnermi. Typickým príkladom je založenie nového účtu. BPM riešenie poskytne zamestnancom návod ako postupovať pri evidencii zákazníka a overení údajov, príprave dokumentácie, či schválení špecifických podmienok úveru. V pozadí komunikujú s inými systémami, aj so systémami partnerov – overenie v registri úverov, čo umožňuje napríklad rýchle schválenie, prípadne vďaka automatizácii nastavenie pravidelných platieb.
Druhý typ procesných zostáv zabezpečuje riadenie interných procesov. BPM riešenia, ktoré sú prevažne zamerané na vnútorný chod firmy a zabezpečujú optimalizáciu vnútorných procesov firmy, aby tieto zbytočne nezaťažovali zamestnancov, ktorí riešia aktivity prinášajúce zisk – zákaznícke biznis aktivity. Typickým príkladom je schvaľovanie a preplácanie osobných výdavkov, dovoleniek, alebo prijatie nového zamestnanca.
Business Process Management riešenia s dôrazom na B.
„BPM riešenia by mali predovšetkým podporovať biznis aktivity firmy. 80 až 90% ľudí, ktorí sa podieľali na projekte nasadenia BPM riešenia vo firme, majú biznis pohľad na riadenie firmy, nie technologický“, konštatuje Peter Bauko, BPM Teamleader v spoločnosti DATALAN, a.s. Pre firmy sú BPM riešenia výhodné z viacerých dôvodov:
- Viac informácií o zákazníkoch
- Rýchlejšie spracovanie prípadov
- Okamžitý prehľad o stave činností
- Zvýšenie produktivity
BPM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní procesov v rámci firmy, ako aj pri spolupráci s veľkým počtom zákazníkov a obchodných partnerov. BPM riešenia sa stanú prirodzenou súčasťou firmy, ktorá bude spájať biznis s IT systémami. DATALAN, a.s., ako jedna z kľúčových inovačných spoločností v oblasti IT, má bohaté skúsenosti s procesne orientovaných riešeniami u popredných finančných spoločností na slovenskom trhu.
Potrebujete viac informácií? Informujte sa o vhodnom riešení pre Vašu firmu na www.swriesenia.sk.