Novinky
8 najčastejších nástrah pri výbere BPM riešenia.
17.08.2007
8 najčastejších nástrah pri výbere BPM riešenia.
Praktický sprievodca výberom BPM riešenia
PETER BAUKO, vedúci oddelenia Business Process Management & Integration spoločnosti DATALAN
FINANCIE 8/2007
Business Process Management (BPM) riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v automatizovanom riadení procesov v rámci firmy, ako aj pri spolupráci s veľkým počtom zákazníkov a obchodných partnerov. BPM riešenia sa stanú prirodzenou súčasťou firmy, ktorá bude spájať biznis s IT systémami.
Sme čoraz viac zaťažení každodennými operatívnymi úlohami. Schvaľovanie neštandardných podmienok, hodnotenie oddelení, predaja produktov, hľadanie súvislostí. Skontrolovať, či boli odoslané ponuky zákazníkom, zapísať nové údaje do systému, schváliť nové žiadosti.
Je čas spraviť si poriadok v procesoch. Vďačným pomocníkom sú BPM riešenia, ktoré okrem poriadku v riadení procesov prinášajú aj nástroje na ich monitoring a hodnotenie. V odborných médiách a na internete nájdete množstvo inšpiratívnych článok zaoberajúcich sa výberom správneho BPM riešenia. Chcel by som však upozorniť na zopár skutočností, ktoré je vhodné zvážiť ešte pred spustením projektu, aby sme sa tak vyhli zbytočným nedorozumeniam a prieťahom.
Aké sú najčastejšie nástrahy BPM riešení?
Na trhu máme na výber veľké množstvo BPM riešení, ktoré poskytujú služby v riadení procesov na rôznych úrovniach. Z pohľadu finančných inštitúcií by malo BPM riešenia spĺňať predovšetkým tieto kľúčové kritériá:
- BPM riešenie nie je flexibilné.
Žijeme v dynamickom svete. Od návrhu po implementáciu BPM riešenia ubehlo niekoľko mesiacov, počas ktorých sa mohlo veľa postupov upraviť podľa aktuálnych požiadaviek trhu. Pribudli nové úlohy, iné aktivity. Chcete skrátiť schvaľovanie úverov a vypustiť vyjadrenia niektorých pozícií? Vytvorili ste zákazníkom novú službu, ktorú potrebujete doplniť? Doplniť novú úlohu, alebo parameter? Každá zmena v procese bude vyžadovať zásahy, v ktorých ste často odkázaní na dodávateľa. V lepšom prípade len vytvorí úpravy, v tom horšom bude potrebné implementovať zmeny v systéme.
Nestaňte sa otrokom procesov. Pri výbere si dajte záležať na riešení, ktoré Vám poskytuje najviac možností jednoduchých úprav, ktoré budete môcť vytvárať bez pomoci dodávateľa. Ušetrí Vám to nielen dodatočné náklady, ale aj čas na ich realizáciu. - Nedostatočný prehľad
Niektoré BPM riešenia nemonitorujú výkonnosť a rýchlosť jednotlivých procesov, ale len ich stav, v ktorom sa nachádzajú počas neho. ( chýba im komponent BAM – Business Activity Monitoring). Proces bez monitorovania dôležitých udalostí je len polovičný proces. Bez týchto štatistických informácií nie je možné zabezpečiť spätnú väzbu ako proces dobre, alebo zle funguje, a nie je možné vykonať nápravné opatrenie. Pokiaľ chcete zistiť, kde sa nachádzajú úzke miesta, napríklad, kde je pomalý bod pri spracovaní nových žiadostí a podobne, funkcia Business Activity Monitoring Vám poskytne detailný prehľad o spracovaní každého procesu. Monitoring procesov je však dvojsečná zbraň. - Potrebujeme vedieť naozaj všetko?
Presne opačným rizikom je zahltenie informáciami. Je dôležité, aby sme mali k dispozícii okamžité informácie o výkonnosti a slabých miestach. Odporúčam však zvážiť, ktoré údaje chcete pri monitorovaní procesov prostredníctvom BPM riešení reálne vyhodnocovať. BPM riešenia Vás totiž môžu bez problémov zahltiť desiatkami až stovkami upozornení o vypršaní lehoty, či odchýlkach od nastavených postupov. Kritickou môžu byť najmä úvodné fázy po nasadení riešenia, keď si užívatelia ešte len zvykajú na systém a robia viac operatívnych chýb. - Neznáme prostredie pre užívateľov
Kľúčovým faktorom úspechu akéhokoľvek riešenia sú jeho užívateľa. Aby sa ľudia čo najskôr zžili s používaním nového riešenia, uvítajú užívateľský príjemné prostredie a funkcie, ktoré sú im známe z iných programov – napríklad známe ikonky, štruktúra rozhrania, pripomienky, nové úlohy, drag and drop funkcie, vlastné nastavenia. Rozhrania BPM riešení sa často líšia od existujúcich aplikácií a vždy je potrebné investovať do školení pre užívateľov a do času, potrebného na úplné osvojenie si riešenia a správne používanie v celej organizácii. - Slabá integrácia s inými systémami
BPM riešenie neexistuje vo vákuu. Bezproblémová komunikácia medzi systémami je základom BPM riešení v podniku. Pre dokonalé fungovanie musí bez problémov komunikovať s inými systémami a spracovať ich výstupy. Overte si, či navrhovaný systém dokáže komunikovať s existujúcimi aplikáciami a databázami a pracovať s ich dátami. - Neexistujúce rozhrania na existujúce systémy
V prípade firiem s veľkým počtom integrovaných systémov a aplikácií, by projektu BPM mal predchádzať integračný projekt, respektíve by mal prebiehať aspoň paralelne. Úlohou takéhoto projektu je pripraviť práve rozhrania pre existujúce systémy, aby boli jednoducho integrovateľné v rámci BPM riešenia. Dodržaním takéhoto postupu sa skráti čas vývoja BPM aplikácie. - Implementácia? Nekonečný príbeh
Kompletné zavedenie procesu do organizácie by nemalo trvať dlhšie ako 90 dní, vrátane simulácie kritických situácií. Pokiaľ je táto doba dlhšia, alebo každá zmena procesu vyžaduje opätovnú implementáciu procesu, uvažujte o inej technológií, ktorá bude k potrebám vašej spoločnosti flexibilnejšia. - Extra služby a technická podpora
Implementáciou sa spolupráca zďaleka nekončí. Je úroveň služieb a s nimi súvisiace podmienky pre vás z dlhodobého hľadiska výhodné? Dokáže dodávateľ promptne zabezpečiť potrebné zmeny a nastavenia?
BPM riešenia nie sú liekom na všetko.
BPM riešenie zavedie poriadok, odstráni dvojité činnosti, sprehľadní aktivity, urýchli postupy, odľahčí ľudí od monotónnej práce a prenesie na nich zodpovednosť za tie kroky procesu, v ktorých je potrebné rozhodovanie. Začnite u seba. Ktoré biznis aktivity chcete a môžete riadiť prostredníctvom BPM riešení? Čo očakávate od BPM riešení? Téme, ako sa nestratiť v biznis procesoch a prečo väčšina z nás neznáša procesy sa budeme venovať nabudúce.
Potrebujete viac informácií? Informujte sa o vhodnom riešení pre Vašu firmu TU.