Novinky

Správa dokumentov a ich obsahu vo verejnej správe

16.04.2007

DATALAN ECM Enterprise alebo cesta k práci s elektronickými dokumentmi.

Správa dokumentov a ich obsahu (Enterprise Content Management) už nie je len možnosťou efektívnej práce úradu. Je nevyhnutnosťou. Túto dôležitosť si uvedomujú aj predstavitelia štátnej správy a samosprávy. Ako efektívne spravovať a schvaľovať dokumenty? Aké sú prínosy DATALAN ECM pre prácu úradu a prečo je dôležité ho mať?

Súčasná prax

Pozrime sa na spôsob, ako je v dnešnej štátnej správe riešená práca s dokumentmi. Papierové dokumenty sú zvyčajne skladované v šanónoch na viacerých miestach, v ktorých sa v tom lepšom prípade orientuje viac ako jeden človek. Elektronické dokumenty prijaté e-mailom sú obvykle uložené v doručenej pošte v Outlooku, prípadne v inom poštovom klientovi. Nájsť hľadaný dokument v došlých emailoch pripomína hru na špiónov – kto, kedy a v ktorom emaily ho poslal? Elektronické dokumenty sú z pravidla uchovávané na nezálohovaných diskoch jednotlivých počítačov. V lepšom prípade sa nachádzajú v adresároch na serveroch, kam má prístup ktokoľvek.

Nájsť potrebný dokument po uplynutí niekoľkých mesiacov je potom otázkou niekoľkých dní usilovnej práce. Často sa však stáva, že ľudia k nájdeným faktúram nevedia nájsť príslušné zmluvy a podobne. Najkritickejšie situácie vznikajú obvykle v rušných dňoch pred príchodom pracovníkov NKU. Komplikované hľadanie dokumentov zaberá veľa času a spravidla ochromuje aj činnosť úradu. Keď k tomu vezmeme do úvahy dodržiavanie zákonov o správe registratúry a zákona o prístupe k informáciám, súčasná situácia je kritická.

Je vám táto situácia známa?

Ako sprehľadniť prácu s dokumentmi?

Skúsme sa teraz pozrieť na to, ako by sme mohli správu dokumentov sprehľadniť. Pre tento účel rozdelíme prácu s dokumentami na tri oblasti.

  • Práca s papierovými dokumentmi

Papierová dokumentácia sa skladá z dokumentov vytvorených na úrade pred zavedením riešenia DATALAN ECM Enterprise, faktúr od dodávateľských firiem, zmlúv a papierových dokumentov bez elektronickej reprezentácie prijatých na úrad.

Ako ich vhodne spravovať? Tieto dokumenty sú ihneď po prijatí na úrad digitalizované pracovníkom podateľne, ktorý je oboznámený so štruktúrou DATALAN ECM Enterprise a je schopný rozoznať typy prijatých dokumentov. Dokumenty sú následne ukladané na jedno miesto – Content Manager (CM), kam majú prístup všetci pracovníci samosprávy podľa pridelených prístupových práv.

V prípade, že prijatý dokument podlieha evidencii v registratúre, pracovník podateľne dokument zaeviduje a pridelí takto vytvorený záznam na spracovanie zodpovednej osobe, alebo na odbor, ktorý je príslušný v danej veci konať.

  • Práca s elektronickými dokumentmi vytvorenými na úrade.

Každý elektronický dokument vytvorený na úrade je okamžite zaradený do DATALAN ECM Enterprise. Toto je obvykle záležitosť 1 minúty – vybrať zložku, potvrdiť jednu voľby v textovom editore a zadať popis dokumentu. Dokumenty je možné v niektorých prípadoch vytvárať aj priamo v DATALAN ECM Enterprise. Pre úplný prehľad existuje ku každému dokumentu stručný popis, pričom údaje o autorovi a čase vytvorenia sú zaznamenávané automaticky.

V prípade dokumentov podliehajúcich evidencií v registratúre sú dokumenty naviac zaradené do spisu, ku ktorému prináležia.

  • Práca s elektronickými dokumentmi prichádzajúcimi do úradu.

Všetky elektronické dokumenty prijaté e-mailom, alebo na dátovom médiu sú okamžite zaradené do DATALAN ECM Enterprise. Väčšina údajov sa generuje automaticky a pracovník len zaradí dokument do oblasti, ktorej sa týka, a nastaví prístupové práva k dokumentu.

Prínosy DATALAN ECM Enterprise pre inštitúciu verejnej správy 

Užívatelia DATALAN ECM Enterprise oceňujú najmä tieto prínosy:

  • Informácie - požadovaný dokument vieme okamžite vyhľadať a súčasne sa pozrieť na všetky súvisiace dokumenty
  • Efektívnosť - Skrátenie času pri vyhľadávaní a spracovávaní dokumentov a redukcia rutinných prác
  • Transparentnosť – na základe informácií vieme jednoducho zistiť, kto a ako dlho pracoval s ľubovoľným dokumentom na úrade
  • Prístupnosť – k dokumentu majú pracovníci prístup na základe prístupových práv. Dokument teda môže byť prístupný pracovníkov aj zo vzdialených pobočiek. Ak je jeho obsah dôverný, prístup k informáciám majú len určení pracovníci.
  • Spolupráca – DATALAN ECM umožňuje spolupracovať na dokumentoch naraz viacerým pracovníkom, čo prináša zásadnú kvalitatívnu zmenu v práci jednotlivých oddelení úradu
  • Bezpečnosť – archivované dokumenty sú chránené pred poškodením a únikom informácií
  • Jednotné a intuitívne prostredie –všetky informácie pod jednou platformou kompatibilnou s MS Windows a MS Office
  • Znalostná báza organizácie – sprístupnenie individuálneho informačného bohatstva z lokálnych PC celej organizácií zamedzuje stratám pri odchode zamestnancov
  • Zníženie nákladov – elektronická archivácia znižuje náklady na priestory archívov, a ich technického vybavenia
  • Využívanie šablón - pre vytvárané dokumenty je možné využívať centrálne spravované šablóny elektronicky vytváraných dokumentov čo prispieva k zvýšeniu úrovne písomnej komunikácie
  • Publikovanie na webe – uchovávanie dokumentov v elektronickej forme umožňuje ich bezproblémové publikovanie na webe či už v prevedení Intranet alebo Internet

A najmä spoľahlivosť – dokument uložený v DATALAN ECM Enterprise sa jednoducho nestratí.

DATALAN ECM Enterprise je štandardne navrhovaný ako modulárny systém, preto je možné rýchlo a jednoducho rozšíriť funkčné vlastnosti. Najčastejšie využívané moduly:

  • Automatizovaná správa Spisovej služby - registratúra
  • Riadenie firemných procesov (tzv. správa workflow)
  • Správa internetovej a intranetovej stránky
  • Elektronická podateľňa

VIAC INFORMÁCIÍ O DATALAN ECM ENTERPRISE NÁJDETE TU:

 DATALAN ECM ENTERPRISE

Potrebujete viac informácií? Informujte sa o vhodnom ECM riešení pre Vašu inštitúciu na infolinke: 02/5025 7777, alebo nám napíšte: ecm@datalan.sk.

späť